Fragen und Antworten zu PEWELI.app

Was ist PEWELI.app?

PEWELI.app ist eine Software für Detekteien und Sicherheitsunternehmen. Sie führt einen Vorfall von der Feststellung bis zur Abrechnung als einen zusammenhängenden Vorgang: Fallakte, Beweissicherung, Bericht, Anzeigenunterlage, Forderung und Frist.

Aufgebaut ist sie als gemeinsame Grundlage mit einzeln buchbaren Modulen je Dienstart. Das erste Modul entsteht in der Warensicherung — der Kaufhausdetektei im Einzelhandel.

Für wen ist die Software gedacht?

Für Betriebe mit Erlaubnis nach § 34a Gewerbeordnung, die Vorfälle dokumentieren und gegenüber Auftraggebern nachweisen müssen: Kaufhausdetekteien, Warensicherung im Einzelhandel, Objekt- und Revierdienste, Ermittlungs- und Observationsdienste.

Sie eignet sich für Einzelunternehmen ebenso wie für Betriebe mit mehreren hundert Mitarbeitern — die Leistungsfähigkeit bis in diese Größenordnung ist gemessen und dokumentiert, nicht geschätzt.

Wer steht hinter PEWELI.app?

Detektei PEWELI, Inhaber Peter Lipinski, Paderborn. Der Betrieb arbeitet seit 2014 im Einzelhandel und besitzt die Erlaubnis für das Bewachungsgewerbe nach § 34a GewO.

Die Anforderungen stammen deshalb aus der eigenen Praxis — aus Aufgriffen, Berichten und der Zusammenarbeit mit Märkten und Polizeidienststellen, nicht aus einem Produktkatalog. Die technische Umsetzung verantwortet Mentor Consulting.

Wodurch unterscheidet sich PEWELI.app von anderer Sicherheitssoftware?

Software für Sicherheitsdienste gibt es reichlich: Sie plant Schichten, erfasst Zeiten und kontrolliert Rundgänge. Das sind gute Werkzeuge.

Aber keines dieser Systeme führt eine Fallakte. Keines sichert Beweismittel nachvollziehbar, bereitet eine Anzeige vor oder hält eine Forderung samt Frist nach. Genau dort liegt bei der Warensicherung die Arbeit — und genau dort setzt PEWELI.app an.

Kann ich die Software heute schon einsetzen?

Noch nicht. PEWELI.app befindet sich in der Entwicklung; das Modul Warensicherung entsteht zuerst. Auf den Abbildungen der Website ist der Gestaltungsentwurf zu sehen, nicht ein fertiges Programm. Alle dort dargestellten Objekte, Vorfälle, Personen und Beträge sind frei erfunden.

Wer den Weg begleiten möchte, kann ein Gespräch vereinbaren oder den Werkstattbericht verfolgen — dort steht wöchentlich, was gebaut wurde.

Was ist eine Fallakte, und warum ist sie wichtig?

Eine Fallakte fasst alles zu einem Vorfall zusammen: Sachverhalt, beteiligte Personen, Diebesgut, Zeugen, ergriffene Maßnahmen und Beweismittel.

Ohne sie entsteht derselbe Sachverhalt mehrfach — auf dem Notizzettel, im Handy, im Bericht, in der Anzeige, in der Abrechnung. Jede Wiederholung ist eine Gelegenheit für einen Widerspruch, und ein Widerspruch in der Dokumentation ist im Zweifel derjenige, der vor Gericht auffällt.

Wie werden Lichtbilder und Videos gesichert?

Aufnahmen werden verschlüsselt abgelegt, mit einer Prüfsumme versehen und dem Vorgang zugeordnet. Ein Ausleitungsprotokoll hält fest, was wann in welcher Form nach außen ging.

Aufnahmen der Tathandlung und Aufnahmen zur Person werden getrennt geführt und getrennt berechtigt — sie unterliegen unterschiedlichen Anforderungen und dürfen nicht im selben Topf landen.

Wie entsteht ein Vorfallbericht?

Auf Knopfdruck als PDF, aus dem, was bereits erfasst wurde — druckfertig im A4-Format und im einheitlichen Erscheinungsbild. Die Anzeigenunterlage zieht dieselben Daten, ohne dass etwas neu eingegeben wird.

Wie erreicht der Bericht die Marktleitung?

Über einen zugriffsgeschützten Link mit Ablauffrist — nicht als offener E-Mail-Anhang. Ein Anhang lässt sich unbegrenzt weiterleiten und liegt anschließend in Postfächern, über die niemand mehr Auskunft geben kann.

Funktioniert die Erfassung auch ohne Mobilfunkempfang?

Ja. Für den Außendienst ist eine eigene App mit Kamerazugriff und Offline-Betrieb vorgesehen. Im Markt ist der Empfang unzuverlässig, und darauf darf eine Dokumentation nicht angewiesen sein.

Erfasste Buchungen tragen drei Zeitpunkte — wann sie erfasst wurden, wann sie eingegangen sind und für wann sie gelten. Erst diese Trennung macht eine Nacherfassung nachvollziehbar statt nachträglich verändert.

Gibt es einen Kalender und eine Kundenverwaltung?

Ja. Zur Anwendung gehören ein CRM mit Leads, Verkaufschancen, Angeboten, Gesprächsnotizen und Wiedervorlagen sowie ein Kalender: jeder Nutzer hat seinen eigenen und kann fremde Kalender einsehen, soweit er dazu berechtigt ist.

Ohne diese Berechtigung zeigt ein fremder Termin nur „Besetzt" — die Belegung, nicht den Inhalt. Die Vertriebssteuerung mit Zielen, Trichter und Quellenauswertung ist ein eigenes Modul und nicht automatisch enthalten.

Was passiert, wenn eine Person Auskunft über ihre Daten verlangt?

Dann wird auf Knopfdruck zusammengestellt, was in der Anwendung zu dieser Person steht — über zweiundzwanzig Quellen hinweg, samt der Nachweise darüber, was mit den Daten geschehen ist (Art. 15 DSGVO).

Fundstellen im Freitext werden getrennt ausgewiesen. Steht ein Name in einer Notiz, findet das System die Stelle und legt sie vor — ob dieselbe Person gemeint ist und was herauszugeben ist, entscheidet ein Mensch. Die Freigabe trifft die Geschäftsleitung, nicht das System.

Kann ein Observationsbericht nachträglich geändert werden?

Nein. Ein Eintrag im Observationsprotokoll wird nie verändert. Eine Berichtigung entsteht als neuer Eintrag, der auf den berichtigten zeigt und den Grund nennt — beide bleiben stehen, beide gehen in eine Auskunft.

Der Grund ist ein Urteil: Das OLG Oldenburg hat 2024 entschieden (13 U 48/23), dass ein Beobachteter Anspruch auf eine Kopie des Observationsberichts hat. Ein Bericht, aus dem vorher etwas verschwinden kann, ist vor Gericht wertlos. Jeder Eintrag trägt zusätzlich eine Prüfsumme — eine nachträgliche Änderung in der Datenbank fällt auf.

Lässt sich PEWELI.app an die Buchhaltung anbinden?

Ja. Ein Buchungsstapel entsteht im DATEV-Format (EXTF) und wird ebenso von Agenda und ADDISON gelesen. Zusätzlich ist eine Anbindung an Lexware Office vorgesehen.

Kontonummern erfindet die Anwendung dabei nicht: Berater- und Mandantennummer, Sachkontenlänge sowie Erlös- und Debitorenkonto müssen vom Steuerberater stammen. Fehlt eine dieser Angaben, entsteht keine Datei — sondern eine Meldung, die benennt, was fehlt.

Wo werden die Daten gespeichert?

Auf Servern in Deutschland, bei einem deutschen Anbieter. Es findet keine Übermittlung in Drittländer statt.

Sind die Daten verschiedener Unternehmen voneinander getrennt?

Ja. Jedes Unternehmen ist ein eigener Mandant; jeder Datensatz gehört genau einem Mandanten, und jede Abfrage wird bei jedem Zugriff daraufhin überwacht.

Genau gesagt: Diese Trennung wird heute in der Anwendungsschicht durchgesetzt und dort maschinell geprüft — eine zusätzliche Trennung auf Datenbankebene ist vorgesehen, aber noch nicht entschieden. Wir nennen das hier so genau, weil der Unterschied für einen Auftragsverarbeitungsvertrag zählt.

Was passiert mit Daten zu Tatvorwürfen?

Sie unterliegen besonderen Anforderungen (Art. 10 DSGVO). Deshalb entsteht ein Zugang nie automatisch per Klick: Die Buchung ist ein Antrag, die Freischaltung erfolgt durch einen Menschen. Jeder Schritt wird protokolliert.

Vorfälle werden nach Ablauf ihrer Aufbewahrung automatisch gelöscht. Gesperrte Vorfälle sind davon ausgenommen, solange ein Verfahren läuft.

Ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorgesehen?

Ja. Wer die Anwendung nutzt, bleibt Verantwortlicher für die Daten seines Betriebs; der Betrieb der Anwendung ist eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Die vertraglichen Unterlagen werden derzeit anwaltlich geprüft. Vor dem ersten produktiven Einsatz liegen sie vor.

Ersetzt die Software eine Rechts- oder Datenschutzberatung?

Nein, und sie soll es auch nicht. Sie trifft keine rechtlichen Bewertungen und entscheidet nicht über die Zulässigkeit einer Maßnahme. Die Rechts- und Datenschutzberatung für den eigenen Betrieb bleibt Sache des Betriebs.

Was brauche ich, um PEWELI.app zu nutzen?

Einen Browser. Die Anwendung läuft im Web; für den Außendienst kommt eine App auf dem Handy oder Tablet dazu. Es ist keine Installation auf einem Server im eigenen Haus nötig und keine eigene IT-Abteilung.

Wie oft wird gesichert, und kann ich meine Daten wieder herausbekommen?

Gesichert wird bei jeder Auslieferung, und dabei wird der Wiederherstellungsweg tatsächlich eingespielt — nicht nur beschrieben. Jede Sicherung trägt eine Prüfsumme und bestätigt sich damit selbst: Eine abgebrochene Sicherung fällt auf, statt unbemerkt als Rückfallpunkt zu gelten.

Ein automatischer Nachtlauf ist gebaut und geprüft, aber noch nicht in Betrieb genommen. Wir schreiben das lieber so, als „täglich“ zu behaupten und es beim ersten Nachfragen zurücknehmen zu müssen.

Ein vollständiger Export der eigenen Daten ist vorgesehen. Eine Anwendung, aus der man nicht wieder herauskommt, ist ein Risiko und kein Angebot.

Was passiert, wenn ein Vorgang bearbeitet wird — bleibt das nachvollziehbar?

Ja. Sicherheitsrelevante Vorgänge werden protokolliert, und die Einträge sind miteinander verkettet: Jeder Eintrag trägt die Prüfsumme des vorangegangenen. Ein nachträglich entfernter oder veränderter Eintrag bricht die Kette und ist damit erkennbar.

Wie viele Mitarbeiter kann ein Betrieb haben?

Die Leistungsfähigkeit ist bis in den Bereich von rund tausend Mitarbeitern gemessen — mit einem Werkzeug, das sich jederzeit erneut laufen lässt, nicht mit einer Schätzung. Das Ergebnis samt der Punkte, die dabei nachgebessert wurden, ist dokumentiert.

Wie wird eine Observation dokumentiert?

Über feste Ereignisarten, nicht über Freitext allein. Zielperson gesichtet, Gebäude betreten oder verlassen, Standortwechsel, Fahrzeug in Bewegung, Kontakt mit einer anderen Person, Zwischenstopp — jeweils mit Uhrzeit, Ort und, wo feststellbar, der Bewegungsrichtung.

Der Grund ist nicht Bequemlichkeit, sondern Auswertbarkeit: Aus Freitext lässt sich eine Chronologie nicht gliedern, eine Lücke nicht erkennen und ein Bericht nicht aufbauen. Die Beschreibung in eigenen Worten bleibt daneben bestehen — die Ereignisart ersetzt sie nicht, sie ordnet sie ein.

Was passiert, wenn die Zielperson verloren geht?

Dann wird das als eigenes Ereignis erfasst — und die Anwendung verlangt den letzten bekannten Standort. Ohne ihn wird der Eintrag abgewiesen, denn eine Lücke ohne diese Angabe lässt sich im Bericht später nicht einordnen.

Wichtig ist die Unterscheidung, die in der Praxis üblich ist und die viele Programme nicht führen: „Sicht behindert" ist nicht „Beobachtung verloren". Im ersten Fall hat der Ermittler die Zielperson noch, kann aber nicht dokumentieren. Wer beides gleich benennt, macht den Bericht an genau der Stelle ungenauer, an der er später bestritten wird.

Die Wiederaufnahme ist ein eigener Eintrag. Der Verlust verschwindet dadurch nicht — er bleibt im Protokoll stehen.

Zeichnet PEWELI.app den Standort unserer Mitarbeiter auf?

Nein. Der Ort wird je Ereignis erfasst, weil der Ermittler ihn angibt — nicht als fortlaufende Spur, weil ein Gerät sie erzeugt.

Verbreitete amerikanische Ermittlungssoftware schaltet die GPS-Aufzeichnung automatisch ein, sobald sich jemand auf einen Einsatz eincheckt. In Deutschland wäre das ein Mitbestimmungstatbestand nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und eine Verarbeitung von Beschäftigtendaten, die sich an § 26 BDSG messen lassen muss.

Das ist keine technische Beschränkung, sondern eine Entscheidung — sie bestimmt, welchen der beiden Sätze Ihr Betriebsrat vorgelegt bekommt.

Kann ein Observationseintrag nachträglich geändert werden?

Nein, und das ist der Kern des Moduls. Eine Berichtigung entsteht als neuer Eintrag, der auf den berichtigten zeigt und den Grund nennt. Beide bleiben stehen, beide gehen in eine Auskunft.

Jeder Eintrag trägt eine Prüfsumme über seinen gesamten Inhalt — Text, Ereignisart, Ort und Zeit. Eine nachträgliche Änderung in der Datenbank fällt damit auf und wird auf dem Bericht selbst vermerkt. Ein Dokument, das eine stille Änderung mitdruckt, wäre schlimmer als keines.

Setzt PEWELI.app künstliche Intelligenz für Observationsberichte ein?

Nein. Der Auftraggeber hat sich im August 2026 ausdrücklich dagegen entschieden. Struktur und Berichtsentwurf entstehen aus den festen Ereignisarten und festen Vorlagen — kein Sprachmodell, kein Dienst außer Haus.

Der Grund ist die Datenlage: Ein Observationsprotokoll enthält personenbezogene Daten über einen Menschen, der von der Beobachtung nichts weiß. Diese Daten an einen externen Dienst zu geben, wäre eine eigene Verarbeitung mit eigenem Rechtsbedarf. Was das System nicht versendet, kann nicht abfließen.

Was passiert, wenn eine beobachtete Person Auskunft verlangt?

Dann wird zusammengestellt, was über sie gespeichert ist — aus zweiundzwanzig Quellen, einschließlich des vollständigen Observationsprotokolls samt aller Berichtigungen.

Grundlage ist das Urteil des OLG Oldenburg vom 09.04.2024 (13 U 48/23, rechtskräftig): Das Gericht sprach einem Beobachteten den Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO zu — einschließlich einer Kopie des Observationsberichts. Die Berufung auf Vertraulichkeit wurde zurückgewiesen.

Daraus folgt eine Anforderung, die sich nicht nachrüsten lässt: Ein Bericht muss von der ersten Zeile an so entstehen, dass er herausgegeben werden kann. Wer das erst auf Anforderung versucht, geht eine gewachsene Akte von Hand durch — unter Frist und mit Haftungsrisiko.

Was kostet PEWELI.app?

Eine Preisliste veröffentlichen wir erst, wenn die Anwendung im Praxisbetrieb steht. Ein Preis, den wir heute nennen, wäre geraten — und eine Zahl, die später korrigiert werden muss, ist schlechter als keine.

Feststeht das Modell: Der Preis richtet sich nach den gebuchten Modulen, der Zahl der Nutzer und der Laufzeit. Eine versteckte vierte Größe gibt es nicht. Einzelheiten stehen auf der Preisseite.

Wird nach Nutzern oder nach Geräten gerechnet?

Nach Personen, die tatsächlich mit dem System arbeiten — nicht nach Geräten und nicht nach Objekten. Ein Mitarbeiter mit Handy und Rechner ist ein Nutzer.

Muss ich alle Module buchen?

Nein. Sie zahlen für die Bereiche, die Sie nutzen. Wer nur die Warensicherung braucht, bucht auch nur die; Sicherheitstechnik und Vertriebssteuerung sind unabhängig zubuchbar.

Der Zugriff auf ein nicht gebuchtes Modul wird am Server abgelehnt — unabhängig davon, ob die Oberfläche es anzeigt.

Wie wird bezahlt?

Auf Rechnung. In der Anwendung findet keine Bezahlung statt: keine Kartenzahlung, kein Zahlungsdienstleister, keine automatische Verlängerung durch Klick.

Wie werde ich Kunde?

In drei Schritten: Sie stellen die Buchung zusammen (Module, Nutzerzahl, Laufzeit) und senden den Antrag ab. Der Vertrieb sieht ihn an und klärt Rückfragen. Erst mit der Freischaltung durch einen Menschen entsteht der Zugang.

Bewertet die Software, ob eine Maßnahme zulässig war?

Nein. Sie trifft keine rechtlichen Bewertungen, entscheidet nicht über die Zulässigkeit einer Maßnahme und sichert keine Beweiskraft zu. Die Bewertung von Beweismitteln obliegt allein den Gerichten.

Wird künstliche Intelligenz eingesetzt — und erfindet sie Sachverhalte?

Vorgesehen ist eine KI-gestützte Formulierungshilfe. Sie formuliert ausschließlich Fakten aus, die der Nutzer selbst erfasst hat. Sie erfindet keinen Sachverhalt, und jeder Entwurf wird geprüft und freigegeben, bevor er den Vorgang verlässt.

In einem Dokument, aus dem eine Strafanzeige werden kann, ist frei erzeugter Text ein Risiko. Diese Grenze ist deshalb fest eingebaut und nicht abschaltbar.

Werden Beschäftigte über die Anwendung überwacht?

Nein. Die Anwendung dokumentiert Einsätze und Zeiten als Nachweis gegenüber dem Auftraggeber. Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ist nicht Zweck der Anwendung — und Auswertungen, die eine Rangfolge einzelner Mitarbeiter erzeugen würden, sind bewusst nicht vorgesehen.

Ersetzt PEWELI.app die Sachkundeprüfung oder eine Erlaubnis?

Nein. Wer im Bewachungsgewerbe tätig ist, braucht die Erlaubnis nach § 34a GewO; für die Tätigkeit „Schutz vor Ladendieben" ist die Sachkundeprüfung nach § 34a Abs. 1a GewO vorgeschrieben. Eine Software ändert daran nichts.